Özellikle uzaktan çalışma sürecine girdiğinden beri yaşantımızın vazgeçilmez bir parçası online toplantılar oldu. Bu süreçte, toplantı yapmaktan iş yapamıyorum algısına kapılmış olabilirsiniz. Ancak toplantılar, doğru zaman yönetimi ve planlama ile çok daha verimli hale gelebilir. Peki yaptığımız toplantıları daha verimli ve etkili hale getirmek için neler yapmalıyız? Aldığım TLI (Teacher Leader Institude) ve PTC (Principals Training Center) eğitimlerinde doğru toplantı yönetimini özellikle vurgulamışlardı. Bu eğitimlerden aldığım bilgiler doğrultusunda etkin ve verimli bir toplantı yönetimini aşağıdaki 6 başlıkta topladım. Bunlar:

• Önden gündem belirleyin.

Toplantının ne amaçla yapılacağına dair önden gündemlerinin belli olması sürecin daha net ilerlemesi adına iyi olur. Bu tek gündemli olabileceği gibi katılımcıların önceden ilettikleri gündemlerin bir araya gelmesi de olabilir.

• Takvimden davet gönderin.

Günümüzde Outlook veya Google takvim uygulamaları bu konuda çok yardımcı oluyor. Takvimden davet iletildiği zaman önceden katılımcıya uyarı gidiyor ve yoğun iş temposu içerisinde toplantının unutulması, geç kalınması gibi olayların önüne geçilmiş olunuyor. Online bir toplantı düzenleyecekseniz takvim davetine mutlaka toplantı linkinin de konulması iyi olacaktır.

• Toplantı başında mutlaka kaçta biteceği, gündemler neler ile ilgili kısa bilgilendirme yapın.

Toplantıya liderlik edecekseniz mutlaka başlangıçta takribi ne kadar süreceği, gündemlerin kısaca neler olduğu ve/veya bir önceki toplantı notları ile ilgili kısa bir bilgilendirme yapılması sürecin netleştirilmesini sağlar. Herkesin kendi iş tanımına göre yoğun bir ajandası olduğundan, toplantının çok gerekli nedenler haricinde uzaması işlerin de aksamasına yol açacaktır.

• Toplantıda alınan kararları eş zamanlı olarak yazın ve paylaşın.

Özellikle online yapılan toplantılarda Google docs eş zamanlı yazabilme imkanı sağladığı için kararların veya toplantı notlarının yazılmasında büyük kolaylık sağlıyor. Eğer Google docs kullanmıyorsanız, word’de yazacağınız tutanağı ekran paylaşımı sayesinde tüm katılımcıların okumasını ve herkesin tutanakta fikir birlikteliğine varmasını sağlayabilirsiniz. Bu da ciddi bir vakit kazancı sağlıyor.

• Toplantıda liderlik ediyorsanız, moderatörlük yaparak katılımcıların görüşlerini söylemeleri konusunda yönlendirin, farklı şekilde düşünmelerini sağlayacak sorular sorun ve gündem doğrultusunda yapılacakların karar olarak alınmasını sağlayın.

Her zaman toplantıda gündemler ile ilgili konuşmalar istenildiği gibi gitmeyebilir. Gündem dışı konulara kayabilir. Bu nedenle toplantıya liderlik eden kişinin moderatörlük yaparak gündemler ile ilgili görüşlerin yapılmasını sağlaması, katılımcıların farklı perpektiften de düşünebilmelerini sağlayacak sorular sorması toplantının çok daha verimli geçmesini sağlayacaktır.

• Toplantı sonrasında alınan kararları mutlaka katılımcılar ile paylaşın.

Toplantıdan sonra, takip açısından mutlaka kararlar katılımcılar ile paylaşılmalıdır. Ancak bununla birlikte, bir üst yönetim ile ve/veya paydaşlar ile de paylaşılması iyi olacaktır.

Sonuç olarak, iş yaşantısının vazgeçilmez bir parçası olan toplantıların en etkin bir şekilde yapılması, çalışanlar arasında da kararların net bir şekilde algılanmasına ve süreçlerin takibinin kolay bir şekilde olmasını sağlayacaktır.

BAHAR ERGİN FAAT